Mode d'emploi - L'expatriation

la préparation

L’expatriation n’est pas juste un sujet RH. Ce sujet est souvent piloté par les ressources humaines mais il est toujours nécessaire de faire intervenir d’autres départements de l’entreprise.

Dans cette section nous souhaitons vous alerter sur les principaux liens inter-départements que nous pensons être nécessaires pour que l’expatriation soit bien orchestrée. Si votre entreprise ne dispose pas de ces départements ou services en interne, il est toujours possible de faire appel à un prestataire externe pour qu’il vous assiste.

Service juridique

Nous avons mentionné dans une autre section de ce site qu’il est important, avant d’expatrier, de savoir vers quel type de société on expatrie. Avez-vous une filiale, un bureau de représentation, un bureau commercial dans le pays d’expatriation? Est-ce un établissement stable ? Peut-être la société n’existe pas encore et votre service juridique est en train de la créer? 

Toutes ces questions sont importantes puisqu’en fonction de leur réponse, les formalités d’immigration, le type de contrat de travail, la mise en place de la paie, etc. peuvent varier. 

En effet, si vous disposez d’une filiale, par essence ayant un établissement stable dans le pays d’accueil, vous ne rencontrerez pas trop de difficultés puisqu’elle dispose d’une reconnaissance juridique et fiscale à part entière dans le pays d’accueil. Vous pouvez donc faire des embauches locales, faire des lettres d’invitation pour l’obtention des visas, etc. 

Par contre, si vous disposez d’un bureau commercial ou de représentation, dans certains cas, ces bureaux n’ont pas la reconnaissance juridique nécessaire pour intégrer du personnel. Vous rencontrerez donc des difficultés pour faire toutes les formalités nécessaires lors d’une expatriation.
Fiscalité corporate, Finances et/ou Comptabilité
La fiscalité corporate intervient si vous expatriez dans le cadre d’un projet international requérant une refacturation des coûts d’expatriation. En effet dans ces cas, il faut faire le lien avec la fiscalité corporate puisqu’il y a des questions de déductibilité des charges, de TVA, et de toute autre sorte d’éventuelle retenue à la source requise selon les législations des différents pays. 

Il est également important, lorsque des contrats de refacturation des expatriés sont mis en place, d'être en relation avec des fiscalistes corporate

Egalement, le département RH doit faire le lien entre la paie des expatriés et la comptabilité, nécessaire, pour procéder à des refacturations correctes.
Le service Paie
Le département paie est un des services les plus importants pour le RH amené à gérer des expatriés, et par département paie on entend non seulement en France mais aussi à l'étranger. Pourquoi est-ce si important ? 

D'abord car pour l'expatrié, comme pour tout salarié, il serait juste inconcevable de ne pas être payé ce qui à été convenu dans son contrat 

Egalement car la paie est un des premiers “représentants” de l'employeur pour l'expatrié. Une paie incorrecte, des erreurs de virement, des régularisations vont créer chez l'expatrié un sentiment d'incompétence pour l'ensemble des Ressources Humaines de votre entreprise. Le conflit ne sera jamais direct mais l'expatrié aura un sentiment que son expatriation n'est pas maîtrisée…cette impression lui donnera dans certains cas l'occasion de contester ou négocier d'autres aspects de son expatriation. 

Ensuite il est évident que la paie, en France ou à l'étranger, doit se faire dans le respect d'un grand nombre de règles. La complexité tient au fait qu'il s'agit d'adapter dans la plupart des cas des règles faites pour une paie “France” à une paie d'expatrié. Vous rencontrerez souvent des difficultés évidentes de compréhension avec les responsables paie qui n'ont jamais été confrontés à des cas d'expatriation et qui auront des problèmes pour s'adapter eux-mêmes ainsi que leur logiciels de paie. 

Il est donc essentiel d'inclure le responsable paie dans la “boucle” de l'expatriation. Il faut l'informer le plus vite possible du possible départ de votre salarié afin qu'il puisse préparer la paie. De quelles informations aura-t-il besoin ? 

- avenant d'expatriation signé ;
- package détaillé ;
- date d'entrée en paie expatrié ;
- statut “social” : expatrié sous cotisations volontaires, détaché sécurité sociale ;
- mode de paiement : 100% en France, paiement splitté avec virement à l'étranger, 100% local avec paie à 0 en France ;
- Traitement du solde des congés, de la part variable : faut-il solder ou transférer les droits? 
- Tout élément particulier qui aura été négocié avec l'expatrié.

Tous ces éléments doivent également être transmis au service paie à l'étranger qui devra payer les contributions sociales dans le cas d'une expatriation et dans la plupart des cas calculer et retenir l'impôt sur le revenu à la source. 

Pendant l'expatriation, la communication avec la paie doit également être de qualité. En effet, tout paiement de prime spéciale, de bonus ou autre, peut avoir un impact sur la paie. Il s'agit alors de parfaitement indiquer le traitement à la paie pour ne pas avoir de soucis par la suite avec l'expatrié. 

Pour les mêmes raisons, lors du retour de l'expatrié la même coordination devra avoir lieu entre le RH et les services paie. 

Nous ne rentrerons pas ici dans le détail de la paie de l'expatrié mais vous trouverez sur notre Blog un article dédié à tous les aspects techniques. Il est non seulement essentiel pour le responsable paie de bien comprendre ces nouveaux mécanismes, mais aussi pour le RH, afin que la communication soit efficace entre les deux.