Prime d'expatriation, de difficulté de vie ou Hardship
Il s'agit d'une indemnité versée par l'employeur pour compenser la difficulté liée aux conditions de vie, d'éloignement et de travail dans un pays en particulier.
Cette prime s'exprime généralement par un pourcentage qui s'applique sur le salaire brut de l'expatrié ou sur son salaire de référence.
Le pourcentage varie en fonction du pays et se mesure selon différents critères : dangerosité du pays, situation politique, météorologie, langue, culture, éloignement, hygiène et santé, facilités diverses (existence d'écoles, hôpitaux, etc.), etc.
Cette prime peut être versée soit en brut, soit en net en fonction des pratiques de chaque société et ne s'applique pratiquement plus dans le cadre de l'E.E.E. (Espace économique européen).
Prime de Mobilité
Il s'agit généralement d'une somme forfaitaire payée en début et en fin de la mission pour retenir et motiver les candidats à l'expatriation.
Prime COLA de coût de vie
Il s'agit d'une prime nette permettant de compenser un éventuel différentiel de coût de vie entre le pays d'origine et le pays d'expatriation.
Ce différentiel se mesure par un indice à appliquer sur le salaire net du salarié.
L'indice Home Based : il s'appuie sur la structure de consommation du lieu d'origine. Il est généralement utilisé pour des expatriations à court terme ou pour des pays où le mode de vie est radicalement différent de celui du pays d'origine.
L'indice des Dépenses Adaptées : il prend en considération tant la structure de consommation du lieu d'origine que celle du lieu d'expatriation. Il peut être appliqué sans restriction et présente un avantage particulier dans le cas d'expatriations successives, puisqu'il est le seul des 3 indices qui soit réversible.
L'indice Host Based : il s'appuie sur la structure de consommation d'expatriés long terme dans le pays d'accueil. Il peut être utilisé pour des expatriations à très long terme dans des pays proches géographiquement et/ou culturellement du pays d'origine.
Prime d'installation ou de rideau
Limitée en général à un ou deux mois de salaire au
maximum, elle est versée pour compenser les petites dépenses liées à
l'installation et éviter de trop nombreuses notes de frais.
L'ensemble des primes peut être défini sous la forme d'un pourcentage du salaire net ou brut ou par un montant fixe. Elles peuvent être versées, pendant toute la période d'expatriation, au début de la mission, ou à la fin. Le choix n'est pas innocent en raison des incidences fiscales qui en découlent. Il faut savoir que les primes et avantages sont généralement imposables. Il faut essayer de les verser dans le pays où la fiscalité est la moins gourmande.
Déménagement / Garde-meubles
En fonction du pays d'expatriation et de la durée de la mission, vous pouvez choisir d'accepter le déménagement des meubles de l'expatrié ou de décider de le loger dans un appartement ou maison meublé et donc d'éviter le déménagement des meubles de l'expatrié.
Dans le cas d'un déménagement pris en charge par l'employeur, il est nécessaire de fixer des règles précises sur le type de meubles et objets à déménager. L'expatriation étant par essence de courte durée (pas plus de 4 ou 5 ans), il semble évident qu'il n'est pas nécessaire d'emporter toute sa vie avec soi. Ainsi la plupart de sociétés ont tendance à ne pas prendre en charge le déménagement de :
- oeuvres d'art et meubles précieux
- véhicules (voitures, motos, bateaux, vélos, etc), surtout que la voiture est souvent mise à disposition par l'employeur
- appareils électroménagers qui sont souvent fournis avec les logements
- les bibliothèques de collection ou des volumes très importants de livres
- etc.
Vous devez également vous renseigner sur les objets qui sont interdits dans certains pays. Il est par exemple interdit de déménager une cave à vin aux EAU ou des livres de certaines idéologies en Chine.
Certaines sociétés vont aussi fixer les volumes maximums à déménager en fonction de la situation de famille de l'expatrié. Ci-dessous vous trouverez quelques références de volumétrie :
- Entre 15m3 et 20 m3 pour un célibataire (1/2 pièces)
- Entre 20m3 et 30m3 pour un couple sans enfants (2/3 pièces)
- Entre 30m3 et 45m3 pour un couple avec 2 enfants (3/4 pièces)
Vous devez également vous assurer qu'un budget est établi au préalable par plusieurs sociétés de déménagement. Les coûts peuvent varier du simple au double en fonction du prestataire et en fonction des services et assurances souscrits.
Il est également important de veiller à ce que la société de déménagement choisie réunisse toutes les conditions pour que le déménagement s'effectue sans difficulté. Vous ne devez pas oublier qu'il s'agit d'un déménagement international et que les formalités requises par les douanes de certains pays et par les règles de contrôle de change peuvent être assez complexes. Il est donc préférable de choisir des sociétés de déménagement qui ont un réseau international et une longue expérience dans le domaine. C'est aussi pour cette raison que vous pouvez décider de prendre une société de déménagement pour aller dans un pays et une autre pour aller dans un autre pays en fonction de leur spécialité.
Si vous ne souhaitez pas que votre expatrié déménage tous ses meubles, l'alternative est le garde-meuble ou le self-stockage . La différence entre l'un et l'autre est que dans le premier, le service de transport et de mise en garde meubles se fait par des déménageurs professionnels et dans le deuxième, le transport et l'entreposage se fait directement par l'expatrié.
Dans les deux cas, les volumes à entreposer peuvent être identiques à ceux mentionnés dans le cadre d'un déménagement. Aussi, les coûts varient en fonction de la volumétrie et des assurances souscrites.
Enfin, même si vous décidez de prendre l'option du garde meuble pour vos expatriés, l'expatrié aura quand même un minimum d'objets à emporter avec lui lors de son départ en expatriation. Deux solutions sont alors possibles, soit d'accepter un dépassement du poids des bagages lors du départ en expatriation (prix différent selon les compagnies aériennes), soit de prévoir la prise en charge d'un petit fret aérien pour le moment du départ en expatriation et dans ce cas, les sociétés de déménagement peuvent vous faire un devis que vous pourrez contrôler.
Logement / Utilities
La recherche d'un logement à l'étranger requiert généralement de l'aide « locale ». Si vous disposez d'une société ou d'un bureau dans le pays d'accueil de l'expatrié, la DRH locale peut vous aider à connaitre les circuits pour la recherche d'un logement dans le pays en question ou peut dans certains cas, s'en occuper intégralement. Si vous ne disposez pas d'un appui local, une bonne solution rapide et efficace consiste à utiliser une société de « relocation » comme intermédiaire.
Faciliter la vie des entreprises en gérant l'installation de leurs expatriés est le principe de la relocation. La relocation recouvre une vaste panoplie de services encadrant la période de mobilité des salariés et en particulier la recherche du logement et tous les aspects administratifs qui l'encadrent.
Souvent l'expatrié s'attend à avoir un logement de meilleures conditions que celles qu'il avait dans son pays d'origine. Cette attente peut être facilement atteignable dans certains pays et très difficilement atteignable dans d'autres. C'est à vous de définir au préalable ces conditions de logement en fonction du type de projet qui vous amène à expatrier et en fonction des possibilités du pays dans lequel vous expatriez.
Quels sont les quelques critères que vous pouvez retenir lors de la recherche du logement de l'expatrié? Cadre de vie adapté et sécurisé, Ecole internationale à proximité, transports en commun accessibles, assistance médicale d'urgence rapide (hôpitaux, médecin, etc.), budget…
Dans certains pays dits « difficiles » vous devrez envisager le logement de vos expatriés en « base vie » ou « compound ». Il s'agit de lotissements gardés dans lesquels on trouve généralement des appartements et des maisons individuelles et dans lesquels toutes les commodités sont à proximité (sports, piscine, épicerie, etc.). A titre d'exemple non limitatif, il est recommandé de loger vos expatriés dans des compounds dans des pays comme le Nigeria, l'Arabie Saoudite, certaines zones reculées d'Asie et d'Afrique, etc. Il est important de se renseigner avant de commencer la recherche pour savoir quelles sont les recommandations de logement en termes de « sécurité » pour chaque pays. Vous pouvez trouver beaucoup d'information sur le site de
diplomatie.gouv.
Pour connaître le budget qu'il faudra prévoir pour un logement à l'étranger, il faut d'abord se renseigner sur la ville de destination et sur les quartiers dans lesquels la plupart des expatriés ont pris l'habitude de s'installer. Plusieurs solutions s'offrent à vous mais généralement, vous pouvez trouver des idées de prix dans les pages web des agences immobilières des villes concernées. Certains prestataires de « coût de vie » ou de « hardship » mettent aussi à disposition dans leurs sites web (généralement payants) leur statistiques/benchmarks de prix relevés en fonction des zones de séjour.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de fixer ce budget de manière claire et de le communiquer à l'expatrié avant qu'il commence sa recherche. Le plus simple est de fixer ce budget en laissant un peu de marge de manœuvre à l'expatrié. Par exemple, pour un appartement à Barcelone pour une famille avec deux enfants, prévoir une fourchette de 2000 à 2500 euros maximum.
Enfin, certaines sociétés couvrent également les coûts des « utilities », c'est-à-dire, des factures d'eau, électricité, gaz, assurance habitation, téléphone personnel, etc. Dans ce cas, nous vous conseillons également de fixer un budget maximum avant le départ.
Véhicule/Transport
La plupart des expatriés ont à leur disposition soit un véhicule de fonction soit un mode de transport accompagné en fonction des pays.
En ce qui concerne le véhicule de fonction, la plupart des sociétés mettent à la disposition de leurs expatriés des véhicules de fonction selon les mêmes conditions, critères et standards que ceux utilisés pour les salariés de la société d'accueil.
Avant de partir, il faut se renseigner sur la nécessité ou pas d'obtenir un permis de conduire international. Vous trouverez toutes les informations pour l'obtention d'un permis de conduire international dans la section « la relocation » de cette page web.
Dans certains pays, la conduite des étrangers n'est pas recommandée, généralement pour des raisons de sécurité. Dans ces cas, il faut prévoir des systèmes de transport alternatifs du type : véhicule avec chauffeur exclusif pour l'expatrié et sa famille ou véhicule avec chauffeur à partager entre plusieurs expatriés.
Dans les pays les plus difficiles, il faut s'assurer que non seulement l'expatrié mais surtout sa famille, ont un moyen de transport sûr et efficace pour leurs déplacements personnels (faire les courses, emmener les enfants à l'école, etc). Le bien-être de la famille est essentiel à la réussite d'une expatriation et la liberté de circulation, dans la mesure du possible, en fait partie.
Couvertures et assurances
Les sociétés qui expatrient font bénéficier leurs expatriés, dans la mesure du possible, du même type de couvertures et assurances que celles qu'ils auraient eu s'ils étaient restés dans leur pays d'origine, mais en version renforcée. Il faut s'assurer que les contrats que vous avez souscrits couvrent les salariés à l'étranger, ce qui n'est généralement pas le cas, et le cas échéant, il faut souscrire de nouveaux contrats. Essentiellement, nous pensons aux couvertures et assurances suivantes :
- Assurance maladie internationale (famille) ;
- Retraite ;
- Chômage ;
- Assistance et assurance rapatriement ;
- Assurance vie/invalidité/décès ;
- Indemnités journalières ;
- Assurance voyage
Sans pour autant que ce soit à votre charge, il est aussi utile de rappeler à vos salariés qu'en fonction de leur situation personnelle d'autres assurances peuvent être utiles, même nécessaires. En particulier mais sans limitation, nous pensons à :
- Responsabilité Civile vie Privée
- Assurance habitation pour les propriétaires dans le pays d'origine
- Assurance santé pour les enfants étudiants restés dans le pays d'origine
- Etc.
Autres
En fonction du type de package que vous souhaitez construire et de votre budget, il est possible de prévoir d'autres avantages en nature non citées précédemment. Vous trouverez ci-dessous quelques unes des plus habituelles :
- Paiement du forfait ADSL (internet et téléphone)
- Abonnement dans des clubs de sport, de loisirs ou sociaux
Scolarité des enfants
La scolarité des enfants est l'un des aspects les plus importants de la vie de famille à l'international. La plupart des entreprises qui expatrient prennent en charge la scolarité des enfants à l'étranger dès l'école maternelle et jusqu'à la fin du lycée.
L'expatrié peut choisir de faire suivre la scolarité à ses enfants dans une école locale mais dans ce cas, il faut faire extrêmement attention aux équivalences puisque certains cycles dans certains pays ne sont pas reconnus dans le pays d'origine.
C'est ainsi que beaucoup d'écoles « nationales » se sont crées à l'étranger et les sociétés recommandent à leurs expatriés d'y inscrire leurs enfants pour éviter les problèmes.
Vous trouverez ci-dessous plusieurs exemples d'écoles nationales à l'international :
- A travers l'agence pour l'enseignement français à l'étranger
(http://www.aefe.fr) vous trouverez des écoles et des lycées français dans beaucoup de pays du monde.
- Le Council of British International Schools
(http://cobis.org.uk/) gère l'ensemble des écoles britanniques à l'étranger
- La German international school est aussi présente dans plusieurs pays du monde.
Dans certains endroits vous ne trouverez aucune école de votre pays d'origine. Il vous restera donc deux solutions :
- Inscrire les enfants de vos expatriés à l'enseignement à distance (i.e. CNED)
- Vous rapprocher des institutions qui peuvent vous aider à étudier les possibilités de création et de financement d'une antenne de l'école nationale dans le pays dans lequel vous envoyez vos expatriés. Par exemple, en France, le point de contact pour ce type de démarche est la mission laïque
(http://www.mlfmonde.org/ )
Aide à la recherche d'un emploi pour le conjoint/formation
Nous pensons que l'expatriation en famille est la plus efficace. L'expatrié s'intègre plus facilement dans le pays d'accueil si sa famille est avec lui pour le supporter. C'est pour cette raison que de plus en plus d'entreprises mettent à disposition de leurs expatriés des dispositifs d'aide à la recherche d'un emploi pour les conjoints ou des moyens pour leur permettre de suivre une formation.
Par exemple :
- Prise en charge partielle ou totale d'un Cabinet de chasseurs de tête.
- Accords de coopération entre plusieurs entreprises qui expatrient dans le but de proposer des postes « locaux » aux conjoints des expatriés d'autres entreprises, dans la mesure de leurs besoins et possibilités
- Budget pour faire un bilan de compétences suivi d'un plan d'action
- Budget pour suivre une formation type Master ou formation continue à distance, etc.
Formation interculturelles
La formation interculturelle est aujourd'hui un élément essentiel pour les entreprises qui expatrient surtout dans le cadre des déploiements importants lors d'un projet ou de l'installation dans un nouveau pays. Poste à l'étranger, négociations transfrontalières, contacts internationaux avec des clients, des collaborateurs ou des associés, tant d'échanges interculturels quotidiens qui méritent de l'attention. La formation interculturelle permet à tout collaborateur d'optimiser ses échanges professionnels à l'étranger et d'améliorer son intégration dans l'entreprise et dans le pays.
Gérer une équipe internationale, avoir des fournisseurs, travailler avec des partenaires ou faire des affaires à l'international, ce sont tous des défis culturels.
Beaucoup d'organismes proposent des formations interculturelles conçues pour répondre aux besoins spécifiques d'une personne ou d'une entreprise. Ces formations interculturelles apportent les compétences interculturelles générales d'un pays et d'une culture différente et apportent également une compréhension approfondie des valeurs, croyances et mentalités implicites au comportement pour doter les expatriés des outils et compétences nécessaires pour travailler et s'intégrer dans un contexte interculturel.
Dans le programme de la formation, nous conseillons fortement d'intégrer un volet dans lequel sont également conviés les conjoints des expatriés.
Formation en langue
Avant le départ, vous pouvez organiser des cours de langue ou même proposer des programmes d'immersion dans la langue du pays d'expatriation. Pendant l'expatriation, il est important de proposer également aux conjoints et enfants de participer à des cours de langue organisés par l'entreprise.
Voyage de reconnaissance
Beaucoup d'entreprises proposent aux candidats à l'expatriation un voyage de reconnaissance dans le pays d'affectation. Ces voyages permettent au futur expatrié de visiter l'entreprise dans laquelle il va travailler, de se faire une idée de l'endroit où il va s'installer avec sa famille, de percevoir l'environnement général, de visiter les écoles, les centres médicaux, etc.
C'est généralement après un voyage de reconnaissance que le futur expatrié peut prendre une décision définitive sur la proposition d'expatriation de son entreprise.
