Mode d'emploi - L'expatriation

la préparation

La définition de relocation est la suivante : il s’agit de déplacer des personnes, une entreprise… d’un endroit à un autre. Les services de relocation (du mot anglais "relocation") sont les services destinés à faciliter le déplacement de familles ou d’entreprises. 

Dans le cadre de la relocation de familles, seul aspect que nous aborderons, la relocation, que ce soit fait par agence ou en interne, a pour but d’organiser l’ensemble du processus de changement/déplacement vers un autre endroit, y compris l’obtention des documents officiels nécessaires (visa, permis de travail, permis de séjour…), la recherche d’un nouveau domicile, la recherche d’écoles pour les enfants, la recherche d’un travail pour le conjoint, l’apprentissage de la langue… 

Les agences de relocation peuvent offrir leurs services directement aux familles, ou aux entreprises, qui paient alors les frais engagés pour leurs salariés mutés. Pour des raisons pratiques (connaissance des réseaux immobiliers en local, des entreprises du tissu régional etc), les agences de relocalisation travaillent généralement sur un secteur assez restreint, mais peuvent avoir un réseau d’agences partenaires pour couvrir un territoire beaucoup plus vaste. 

Dans cette section, nous vous donnerons le maximum d’information sur les différents sujets afférents à la relocation pour vous permettre de faire les meilleurs choix.

Formalités liées au déménagement

Les formalités liées à un déménagement sont nombreuses. Votre tranquillité et celle de votre expatrié dépendent du soin apporté à celles-ci. Elles peuvent se faire soit directement par le salarié, soit par une agence de relocation qui l’aidera à les faire. Nous vous conseillons fortement dans tous les cas de rappeler à vos expatriés qu’il y a une liste de choses à faire avant le départ dont on vous donne un aperçu non exhaustif ci-dessous.
Résiliation du bail
Si le salarié est locataire et qu’il ne souhaite pas garder son logement dans son pays d’origine, il doit informer son bailleur de son départ. En France, dans le cas d’une mutation à la demande de l’employeur, le préavis de départ donné au bailleur peut-être réduit à un mois (au lieu des trois prévus par la loi). Pour cette raison, certains de vos expatriés vous demanderont une attestation de mutation.
Changement d'adresse auprès des administrations
L’expatrié doit prévenir les différentes administrations du changement d’adresse (administration fiscale, CPAM, CAF, Mutuelles, etc.). L’administration française permet de notifier le changement d’adresse à diverses administrations en même temps à partir de la page web suivante : mdel.mon.service-public.fr.

Le service de changement d'adresse en ligne regroupe le service des impôts, les principaux organismes sociaux (assurance maladie, allocations familiales, assurance vieillesse, assurance chômage), l'administration du service national, la Poste, EDF et GDF.
Changement d’adresse auprès de la famille, amis, etc.
Il est recommandé de souscrire aux services de suivi de courrier proposés par la Poste de la plupart des pays.
Ecoles
Les familles doivent informer la crèche, l’école, le lycée, de leur déménagement.
Résiliation d'abonnements
L’expatrié doit penser à résilier les abonnements dont il n’aura plus l’utilité, par exemple, son téléphone, le câble, internet, canal+, les journaux et les magazines.
Banques
Il faut que l’expatrié prévienne sa ou ses banques de son déménagement. Il est même préférable que l’expatrié organise un rendez vous avec sa banque afin que son conseiller lui explique au mieux ses droits et obligations. Certains comptes bancaires ne peuvent être maintenus que sous réserve de certaines conditions, par exemple, être résident fiscal du pays de la banque. C’est pour cette raison que lors d’un départ à l’étranger certains comptes ou placement doivent être clôturés.

Déménagement

Généralement, lors d’une expatriation à l’initiative de l’entreprise, le déménagement est pris en charge par l’employeur. Dans ce cadre, nous vous conseillons de fixer les limites et les budgets octroyés à vos expatriés. Ainsi, idéalement, vous devez prévoir un métrage maximum autorisé en fonction de la situation de famille de l’expatrié puis, en fonction de ce métrage et du pays d’expatriation, nous vous recommandons de demander plusieurs devis afin de comparer les prestations et faire le meilleur choix du point de vue service/prix. Pour plus de détails, reportez-vous à « déménagement/garde-meubles ».
Le devis
Lors que vous signez le devis, vous acceptez l'offre proposée, le devis a même valeur qu'un contrat. Il doit être établi en double exemplaire, en cas de surcoût il faut établir un avenant. La facture finale doit être identique au devis, le cas échéant avec ajouts des avenants.
Les conditions générales de déménagement
Elles précisent les responsabilités et engagements de chacune des parties. Cette partie est très importante et nous vous recommandons d’être très clair avec l’expatrié. En effet, vous devez éviter de vous substituer au déménageur en cas de problème. 
La déclaration de valeur
C'est elle qui servira de base en cas d'indemnisation suite à des dommages ou un vol. Cette déclaration de valeur prévoit des limitations de responsabilité quant à la valeur des biens déménagés. C'est de la responsabilité de l’expatrié de déclarer ses biens. En qualité d’employeur, vous n’êtes pas tenu de connaître la situation personnelle/économique de vos salariés. C’est pour cette raison que vous devez responsabiliser vos expatriés sur l’importance de cette déclaration.
La lettre de voiture
La lettre de voiture est imposée à tous les déménageurs. Elle rend compte de toutes les étapes du déménagement en reprenant toutes les informations et notamment la déclaration de fin de travail. Elle est signée deux fois : au chargement, ce qui donne l'autorisation à l'entreprise d'effectuer le déménagement, puis à la fin du déménagement ce qui met fin au contrat de déménagement. 

Cette lettre constitue ainsi un moyen de preuve pour l'entreprise qui en cas de contrôle policier sur la route par exemple, pourra prouver qu'elle est bien autorisée à transporter les biens, mais surtout pour le client qui souhaite être indemnisé pour les dommages matériels causés à ses biens.

Logement

Quand vous décidez d’expatrier, c’est dans votre intérêt et dans l’intérêt de votre salarié, de lui permettre d’être opérationnel le plus rapidement possible et d’utiliser tous les moyens pour qu’il soit le moins perturbé possible par son installation dans le pays d’accueil. C’est souvent pour cette raison que la mise à disposition d’une société de relocation est une bonne solution. Les sociétés de relocation permettent d’aider les expatriés à la recherche d’un logement puis à faire toutes les formalités requises pour la signature du bail, les ouvertures de ligne téléphonique, gaz, électricité, etc. 

En général, les sociétés de relocation récoltent tous les souhaits des expatriés, quartier préféré, nombre de membres de la famille, budget, besoins particuliers, etc. A partir de ces informations, ils se renseignent sur le marché, s’adaptent à l’offre et proposent aux expatriés la visite de plusieurs appartements. Les sociétés les plus performantes réussissent à trouver le logement de l’expatrié en une seule journée de visites pour des tarifs plutôt compétitifs (entre 1500 et 2000 euros pour la journée de visites). 
Habituellement, les visites s’organisent lors du voyage de reconnaissance de l’expatrié, qui souvent se fait avec le conjoint, ce qui leur permet de faire son choix rapidement.
Pour plus de détails, reportez-vous à la section « logement/utilities» de la page package de l'expatrié.

Ecoles

L’un des sujets les plus importants pour les familles qui s’expatrient est le choix et la qualité des écoles. Souvent une expatriation n’aboutit pas si l’ensemble des conditions ne sont pas réunies pour que les enfants des expatriés soient scolarisés dans des bonnes conditions. 

L’Agence pour l’enseignement français à l’étranger accorde une priorité aux élèves de nationalité française, à la scolarisation de frères et sœurs de l’enfant au sein du même établissement, la fréquentation antérieure d’un établissement scolaire français ou faisant partie du réseau des établissements d’enseignement français à l’étranger homologués par le ministère de l’éducation nationale, la date de la demande d’inscription, le degré de maîtrise de la langue française ou l’appartenance à un des pays membre de l’Union européenne. 

Les expatriés qui partent depuis la France et qui souhaitent garder la scolarité française pour leurs enfants peuvent se renseigner sur les établissements et les modalités d’inscription sur le site de l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger.

Autrement, les sociétés de relocation proposent également leurs services pour la recherche et inscription des enfants dans les écoles du pays d’expatriation. Il est recommandé de faire appel à leurs services quand on se trouve dans un pays avec beaucoup d’expatriés, et donc avec une forte demande et des longues listes d’attente, ou, quand on se trouve dans un pays dans lequel il n’y a pas trop de choix ou pas du tout. En général les sociétés de relocation performantes ont les contacts nécessaires pour faire accélérer les processus d’inscription. 

Pour plus de détails, reportez-vous à la section Ecoles de la page Package de l'expatrié.

Visite médicale

Une visite médicale avant le départ est obligatoire. Il est tout à fait possible de passer par la médecine du travail pour faire cette visite médicale, néanmoins, dans la mesure du possible, nous vous recommandons de passer par un centre médical spécialisé dans l’expatriation dès lors que votre expatrié part dans un pays exotique. Par exemple à Paris et à Montpelier vous pouvez vous adresser au CMETE. 

Les centres médicaux spécialisés dans l’expatriation s’assurent d’évaluer l’aptitude de personnes et de leurs familles à travailler hors de France, de les renseigner sur l’ensemble des précautions à prendre dans le pays d’expatriation, des dangers, des vaccins obligatoires, etc. 

Dans le cadre de l’obligation d’information de l’employeur sur la mission et le pays d’expatriation, le fait de passer par un centre spécialisé vous assure que cette obligation est remplie. 

Si vous êtes dans une ville qui ne dispose pas de centre spécialisé ou si vous ne souhaitez pas prendre en charge les frais d’une telle démarche, il est aussi possible de faire une visite médicale courante, avec son médecin traitant ou du travail. 

Les formalités d’immigration de certains pays requièrent également une visite médicale à l’arrivée dans le pays d’accueil. Il ne faut donc pas s’étonner que la visite médicale faite dans le pays d’origine ne soit pas reconnue dans le pays d’accueil. 

Des sociétés de relocation peuvent vous aider à organiser les rendez-vous des visites médicales. Cela n’empêche pas que nous pensons que ces rendez-vous peuvent se prendre sans trop de difficulté en interne.

Voyage de reconnaissance

Le voyage de reconnaissance est surtout recommandé pour les expatriations dans des pays lointains et/ou exotiques. Cette visite se fait souvent avec le conjoint et permet à l’expatrié d’avoir un aperçu général du lieu dans lequel il va être expatrié et de prendre une décision définitive sur la proposition faite par son employeur. 

Nous vous recommandons donc de définir clairement le but de ce voyage puis de l’organiser avec le plus grand soin. Nous vous proposons ci-dessous une check-list non exhaustive des principaux entretiens qu’il faut organiser à cette occasion : 

- Rendez-vous avec le responsable hiérarchique de la société d’accueil ;
- Rencontre du Responsable Ressources Humaines de la société d’accueil ;
- Prise de contact avec d’autres expatriés, s’il y en a, pour se familiariser avec les lieux ;
- Visite de la région, ville, quartiers, etc. ;
- Visites des logements (éventuellement coordonnées par une société de relocation) ;
- Visite des écoles et éventuel rendez-vous avec le Directeur ;
- Etc. 

Immigration

L’immigration est une obligation préalable avant tout départ à l’étranger dans le cadre d’une mission professionnelle. Cette obligation prévaut également avant toute entrée sur le territoire français.

Nous allons vous expliquer brièvement les obligations qui existent à l’étranger mais également en France.

Il convient de noter que les règles diffèrent selon la nationalité des salariés et les pays dans lesquels ils sont envoyés.

Ainsi, les salariés ressortissants de la communauté européenne qui sont envoyés en mission professionnelle dans un pays membre de la communauté européenne ne sont pas soumis à des formalités d’immigration (hors certains pays entrants jusqu’en 2009). Ce principe s’applique sur la base de la libre circulation des personnes au sein de l’union européenne. Cette règle s’applique également aux pays membres de l’EEE (Espace Economique Européen).
Envoi d’un salarié à l’étranger (hors communauté européenne pour leurs propres ressortissants)
Tous les pays ont une législation propre quant au travail des étrangers sur leurs territoires. Par ailleurs, des règles différentes existent dans chaque pays selon la durée de la mission. 

Ainsi, un pays peut exiger les documents suivants pour permettre à un salarié d’exercer une activité sur son territoire : 

- Visa d’affaire (mission courte, moins de trois mois par exemple) ;
- Visa court séjour ou long séjour ;
- Permis de travail ;
- Visa de travail.

Cette liste n’est pas exhaustive. 

Les pays peuvent également exiger certaines conditions préalables à l’entrée sur leurs territoires : 

- Niveau d’étude avec copie des diplômes ;
- Niveau de rémunération ;
- Preuve qu’un « national » du pays ne peut exercer l’emploi qui va être occupé par le salarié ;
- Contrat de travail avec une entreprise dans le pays d’accueil ;
- Une partie de la rémunération payée par l’entreprise du pays d’accueil. 

D’autres formalités et d’autres documents peuvent être demandés par certains pays pour l’introduction des familles des expatriés. Par exemple : 

- Livret de famille ;
- Passeports de l’ensemble des accompagnants ;
- Certificats de naissance ;
- etc 

En tout état de cause, il est possible de trouver les règles applicables en matière d’immigration sur les sites des affaires étrangères.

Nous tenons à attirer votre attention sur le fait que les règles en matière d’immigration sont souvent sévères et peuvent entraîner des conséquences graves pour le salarié et pour l’entreprise d’accueil (pénal, sanction financière…). Il faut également noter que c’est une démarche préalable et obligatoire à tout envoi à l’étranger.
Autres documents officiels
Il faut rappeler à vos expatriés qu’en plus des documents d’immigration (carte de séjour et permis de travail), certains autres documents sont essentiels: 

- carte d’identité ;
- passeport en cours de validité (au moins 6 mois pour beaucoup de pays) ;
- permis de conduire international ;
- cartes électorales.

Des sociétés de relocation peuvent également assister vos expatriés dans ces démarches administratives. Ils sont souvent utiles quand les expatriés sont déjà à l’étranger et qu’ils rencontrent une difficulté pour actualiser ces documents.