Mode d'emploi - L'impatriation

le suivi

L'expatriation d'un salarié demande énormément de travail au moment du départ de son pays d'origine et à son arrivée en France, mais il est également important de penser au suivi tout au long de l'année. Quels sont les points essentiels qu'il faut suivre ?
La paie
Nous avons déjà souligné l'importance de la coordination avec le service paie mais il est important de noter que le RH lui-même doit être en position de pouvoir comprendre, analyser et expliquer des problèmes de paie qui peuvent survenir. 

En effet, l'impatrié s'adressera, dans la majorité des cas, au RH, lorsqu'il aura un problème relatif à sa paie. Lorsque l'on a un seul salarié impatrié, ceci est tout à fait gérable, mais lorsque l'on a beaucoup d'impatriés, cela peut vite devenir une charge très importante de travail en plus. Alors qu'en tant que RH, on a une confiance presque absolue en la paie «France », il est essentiel de se rappeler que la paie d'un impatrié n'a presque rien à voir d'un point de vue complexité, et qu'il est donc crucial d'accompagner le responsable paie ainsi que l'impatrié lui-même afin que les problèmes soient résolus en pleine (parfaite) coordination. 

Idéalement, il faudrait s'assurer au moins deux fois par an que la paie de l'impatrié est correcte, essentiellement vérifier que le salaire et package prévu a bien été respecté, mais aussi que les contributions sociales françaises (voire étrangères) ont bien été payées, et ce sur les bonnes bases.
Le package de l'impatrié
Comme nous l'avons conseillé dans la partie « package », il est préférable d'avoir un package « évolutif » et bien distinct de la rémunération de référence du pays d'origine. Un package évolutif sous-entend des primes qui sont mises à jour au minimum une fois par an, et idéalement deux fois par an. 

Fondamentalement, les primes qui peuvent, voire doivent, être mises à jour sont la prime d'expatriation (hardship ou difficulté de vie) et l'ajustement du coût de la vie (COLA)

La prime d'expatriation, en principe liée aux conditions de vie dans le pays, doit être revue une fois par an. La majorité des prestataires spécialisés dans la détermination de pourcentages à appliquer par pays font cette même revue annuelle. Cette dernière permet de montrer au salarié que la prime n'est pas arbitrairement fixée en début d'impatriation, mais que celle-ci change tous les ans en accord avec les études des cabinets spécialisés. 

Quant au COLA, il doit être également mis à jour. Les cabinets spécialisés dans ces calculs, font une mise à jour deux fois par an. En effet, le COLA, plus que le reste, évolue énormément en une année, non seulement à cause de l'inflation différente entre les deux pays concernés, mais aussi à cause des problématiques de taux de change. Aussi, si vous abordez l'ajustement du coût de la vie avec l'impatrié de manière juste, en indiquant que cet ajustement est fait non pas pour qu'il ait un complément de rémunération mais pour que son niveau de vie ne soit pas inférieur ou supérieur à celui qu'il avait à l'étranger, il est essentiel alors de mettre à jour ce COLA au minimum deux fois par an. Vous serez surpris des changements qu'il peut y avoir sur une année dans certains pays, que ce soit en faveur ou en défaveur de l'impatrié. 

Dans la mise à jour du package, il faut également penser à la mise à jour de l'impôt théorique. Notre conseil est de faire un calcul d'impôt théorique tel qu'il serait fait par les autorités fiscales dans le pays d'origine. Cela implique donc une mise à jour annuelle du calcul puisque le barème, plafonds de déductions et autres, changent tous les ans. 

Si vous avez également choisi un système d'application du package sur la part variable ou bonus versé à l'impatrié, il sera également nécessaire de faire le calcul au moment du versement de la part variable. 

Bien entendu, ces mises à jour concernent également les services paie (France et étranger), qui doivent concrètement payer les primes. N'oubliez donc pas de leur communiquer tout changement dans le package !
Les budgets des avantages en nature en France
Les budgets des avantages en nature en France (maison, voiture, école, voyages etc.) sont, bien entendu, fixés au départ ou à l'arrivée du salarié. Comme on peut s'en douter, les prix de tous ces avantages évoluent parfois très rapidement, mais au minimum une fois par an. Il s'agit alors pour le RH de suivre ces évolutions et être capable d'adapter les budgets, si possible avant que l'impatrié ne le demande, ou au minimum de ne pas complètement fermer la porte à la discussion lorsque l'impatrié demande une augmentation de son budget logement.

Le RH de la société d'origine s'appuie souvent sur le RH de la société française pour suivre et actualiser ces budgets. Dans le cas où vous n'avez pas d'information fiable, vous pouvez vous appuyer sur les agences de relocation. 

Il faut se souvenir d'une chose : un budget logement peut facilement représenter 50% du salaire net du salarié impatrié en France ! Le suivre et l'ajuster serait la moindre des choses.

Il faut aussi penser à l'effet global de ces budgets sur une population d'impatriés. Il est souhaitable d’éviter les différences entre impatriés car elles ne seront, logiquement, jamais comprises.
L'assistance fiscale
Comme nous l'avons précédemment abordé, il est préférable de faire appel à un conseil fiscal pour l'accomplissement des formalités fiscales en France. Que ce soit à l'arrivée pour vous aider à accomplir toutes les formalités qui incombent à l'employeur, ou pour assister l'impatrié dans sa déclaration de revenus française. 

Ce suivi s'impose pour :

- s'assurer que votre conseil a toutes les informations nécessaires pour couvrir l'ensemble des problématiques ;
- informer le cabinet de l'arrivée ou le départ d'un impatrié dans le pays ;
- assurer la coordination du paiement de l'impôt en France, et le cas échéant, demander des calculs d'allocation d'impôt, afin de déterminer la part d'impôt due par l'impatrié sur ses revenus personnels.
L'immigration
Les problématiques d'immigration sont, bien entendu, plus importantes au départ du salarié de son pays d'origine. Néanmoins, il est très important d'avoir un suivi précis des types de visa et permis de travail ou de résidence dont disposent vos impatriés. En effet, il n’est pas rare de voir des permis de travail, séjour ou visas d'une validité moins longue que la mission de l'impatrié. Il n'est donc pas toujours évident de penser au renouvellement de ces papiers deux ans après l'arrivée du salarié…Le RH et l'employeur, au sens général du terme, doivent s'assurer par obligation légale que le salarié possède les autorisations requises.
La couverture sociale
Par couverture sociale, on entend ici essentiellement les cas de détachement. En effet, les certificats de détachement sont eux aussi délivrés pour une durée déterminée, de un an à deux ou plus. Il est donc nécessaire de penser au renouvellement de ceux-ci, et ce en tenant compte du temps nécessaire à l'obtention de l'accord des autorités sociales (parfois plus de 2 mois !). Il faut  également  noter que la plupart des certificats de détachement ont une durée déterminée maximum. Ainsi, au bout de plusieurs renouvellements, il sera obligatoire d’affilier votre salarié impatrié au régime de sécurité sociale obligatoire en France. 

Dans le cas de l'expatrié du point de vue de la sécurité sociale, le suivi de la couverture sociale est un peu plus simple. En principe, il sera uniquement nécessaire de s'assurer qu'en cas de changement de situation de famille ou de pays, les différents organismes compétents du pays d'origine sont prévenus. 

Un manquement aux obligations sociales met en risque votre salarié, et est considéré par les autorités comme une faute pénale.
La durée de l'avenant d'expatriation
Ce suivi est plutôt simple à effectuer mais important tout de même lorsque l'on a de nombreux salariés en mobilité. En effet, l'avenant d'expatriation est à durée déterminée, et cela implique soit un renouvellement si le salarié continue sa mission, soit, lorsque la date de retour approche, de préparer ce retour bien en avance.

Compter sur sa mémoire est une bonne chose, mais il est préférable d'avoir un tableau, une base de données ou autre, permettant de suivre tout cela et d'avoir en un coup d'œil toutes les informations importantes que nous venons de développer !