Le département paie est un des services les plus importants pour le RH amené à gérer des impatriés, et par département paie, on entend non seulement en France mais aussi à l'étranger. Pourquoi est-ce si important ? 

Tout d'abord car pour l'impatrié (en particulier le salarié expatrié vers la France), comme pour tout salarié local français, il serait juste inconcevable de ne pas être payé ce qui a été convenu dans son contrat. 

Egalement, la paie est un des premiers “représentants” de l'employeur pour l'impatrié. Une paie incorrecte, des erreurs de virement ou des régularisations vont créer chez le salarié étranger un sentiment d'incompétence pour l'ensemble des Ressources Humaines française de votre entreprise. Le conflit ne sera jamais direct mais l'impatrié aura l'impression que son impatriation n'est pas maîtrisée, ce qui lui donnera, dans certains cas, l'occasion de contester ou négocier d'autres aspects de son impatriation (dans son pays d'origine comme en France).

Ensuite, il est évident que la paie, en France ou à l'étranger, doit se faire dans le respect d'un grand nombre de règles. La complexité tient au fait qu'il s'agit d'adapter, dans la plupart des cas, des règles faites pour une paie « étrangère » à une paie française (traduction de certains éléments de rémunération étranger en éléments de rémunération français, optimisations d'avantages en nature afin de réduire la facture sociale, veille sociale sur les règles applicables à des avantages rarement versés aux salariés locaux français). Vous rencontrerez souvent des difficultés évidentes de compréhension avec les responsables paie qui n'ont jamais été confrontés à des cas d'expatriation, et qui auront des problèmes pour s'adapter eux-mêmes, ainsi que leurs logiciels de paie. 

Il est donc essentiel d'inclure le responsable paie dans la “boucle” de l'impatriation. Il faut l'informer le plus vite possible de la possible arrivée de salariés impatriés, afin qu'il puisse préparer la paie, l'embauche éventuelle, préparer les inscriptions aux différents organismes sociaux, etc.

De quelles informations aura-t-il besoin ? 

- avenant d'expatriation signé ;
- package détaillé ;
- date d'entrée en paie du salarié ;
- statut "social" : impatrié sous cotisation obligatoire résidente ou non-résidente, impatrié détaché assujetti uniquement aux cotisations chômage, shadow payroll, règles applicables aux taxes logement, transport, etc. ;
- mode de paiement : 100% à l'étranger, paiement splitté avec virement à l'étranger, 100% payé dans le pays d'origine avec paie à 0 en France ;
- Traitement du solde des congés : quels sont les droits aux congés payés au cours de la mission, aux RTT, du solde de tout compte ? ;
- Traitement des éléments typiquement français : quels sont les droits à l'intéressement, participation, PEE, PERCO, PEI, etc. ? ;
- Tout élément particulier qui aura été négocié avec le salarié - statut « fiscal » : l'impatrié est-il résident ou non-résident ? Il y a-t-il une obligation de retenue à la source ? Le salarié est-il égalisé fiscalement ou pas (dans quel cas, les impôts payés par l'employeur doivent être indiqués en paie) ? ;

Tous les éléments payés par la société française doivent également être transmis au service paie à l'étranger qui devra payer les contributions sociales dans le cas d'une expatriation vers la France. 

Pendant la mission en France, la communication avec la paie doit également être de qualité. En effet, tout paiement de prime spéciale, de bonus ou autre, peut avoir un impact sur la paie. Il s'agit alors de parfaitement indiquer le traitement à la paie pour ne pas avoir de soucis par la suite avec l'impatrié (ex : montant à verser à tort dans les deux pays et requérant un remboursement de la part du salarié, etc.). 

Pour les mêmes raisons, lors du départ de France de l'impatrié, la même coordination devra avoir lieu entre le RH et les services paie. 

Nous ne rentrerons pas ici dans le détail de la paie du salarié impatrié en France, mais vous trouverez dans sur notre Blog un article dédié à tous les aspects techniques. Il est non seulement essentiel pour le responsable paie de bien comprendre ces nouveaux mécanismes, mais aussi pour le RH, afin que la communication soit efficace entre les deux.