Prime d'expatriation, de difficulté de vie ou Hardship
Il s'agit d'une indemnité versée par l'employeur afin de compenser la difficulté liée aux conditions de vie, d'éloignement et de travail dans un pays en particulier.
Cette prime s'exprime généralement par un pourcentage qui s'applique sur le salaire brut de l'expatrié ou sur son salaire de référence.
Le pourcentage varie en fonction du pays et se mesure selon différents critères : dangerosité du pays, situation politique, météorologie, langue, culture, éloignement, hygiène et santé, facilités diverses (existence d'écoles, hôpitaux...), etc.
Cette prime peut être versée soit en brut, soit en net en fonction des pratiques de chaque société et ne s'applique pratiquement plus dans le cadre de l'E.E.E. (Espace économique européen).
Prime de mobilité
Il s'agit généralement d'une somme forfaitaire payée en début et en fin de mission pour retenir et motiver les candidats à l'expatriation.
Prime de coût de vie (COLA : cost of living adjustment)
Il s'agit d'une prime nette permettant de compenser un éventuel différentiel de coût de vie entre le pays d'origine et le pays d'expatriation.
Ce différentiel se mesure par un indice à appliquer sur le salaire net du salarié.
L'indice Home Based : il s'appuie sur la structure de consommation du lieu d'origine. Il est généralement utilisé pour des expatriations à court terme ou pour des pays où le mode de vie est radicalement différent de celui du pays d'origine.
L'indice des Dépenses Adaptées : il prend en considération tant la structure de consommation du lieu d'origine que celle du lieu d'expatriation. Il peut être appliqué sans restriction et présente un avantage particulier dans le cas d'expatriations successives, puisqu'il est le seul des 3 indices qui soit réversible.
L'indice Host Based : il s'appuie sur la structure de consommation d'expatriés long terme dans le pays d'accueil. Il peut être utilisé pour des expatriations à très long terme dans des pays proches géographiquement et/ou culturellement du pays d'origine.
Prime d'installation ou Prime de rideau
Limitée en général à un ou deux mois de salaire au maximum, elle est versée pour compenser les petites dépenses liées à l'installation, et éviter de trop nombreuses notes de frais.
L'ensemble des primes peut être défini sous la forme d'un pourcentage du salaire net ou brut, ou par un montant fixe. Elles peuvent être versées pendant toute la période d'expatriation, au début de la mission, ou à la fin. Le choix n'est pas innocent en raison des incidences fiscales qui en découlent. Il faut savoir que les primes et avantages sont généralement imposables. Il faut essayer de les verser dans le pays où la fiscalité est la moins gourmande.
Egalisation fiscale et sociale
L'égalisation fiscale et sociale est un « concept » de rémunération consistant à assurer à l'impatrié que lors de son expatriation en France, « il ne paiera ni plus, ni moins d'impôts et de charges sociales que ceux qu'il aurait payé s'il était resté dans son pays d'origine ».
Un calcul d'impôts et de charges sociales est effectué pour trouver le « net » du salarié à partir de la rémunération de référence du pays d'origine.
Dans le cas où les impôts et charges sociales en France sont supérieurs à ceux du pays d'origine, l'employeur s'engage à prendre en charge le différentiel. Le salarié impatrié n'est donc pas pénalisé.
Dans le cas où les impôts et charges sociales en France sont inférieurs à ceux du pays d'origine, le salarié paye au moins ce qu'il aurait payé dans son pays d'origine. Le salarié impatrié ne bénéficie pas de la fiscalité favorable française et il n'est donc pas avantagé.
C'est un système que l'on peut appeler « mutualiste », qui permet d'être équitable avec une population d'expatriés dispersés dans le monde. Ainsi, si un expatrié part dans un pays sans fiscalité (i.e. EAU), et qu'ensuite il est "expatrié" en France , l'aspect « impôts et charges» étant neutralisé, cela devient un « non sujet ».
Certaines sociétés ne pratiquent que l'égalisation fiscale (n'appliquent pas l'égalisation sociale). On peut appliquer l'égalisation fiscale seule dans le cas où l'expatrié est détaché du point de vue de la sécurité sociale et donc reste soumis à la sécurité sociale de son pays d'origine. En France, les salariés impatriés cotisant au régime français de sécurité sociale bénéficient généralement de l'égalisation sociale du fait du coût élevé des charges sociales françaises. De plus, le salarié est souvent soumis à l'égalisation fiscale, ce qui permet à l'employeur de bénéficier du régime de faveur applicable aux impatriés.
Vous trouverez plus d'information sur les optimisations sociales et fiscales en France sur
notre Blog.
Protection fiscale et sociale
La protection fiscale et sociale est aussi un « concept » de rémunération consistant à assurer au salarié que lors de son impatriation « si les impôts et charges du pays d'accueil sont supérieurs à ceux du pays d'origine, l'employeur lui compensera le différentiel ».
On laisse donc l'éventuel avantage fiscal et social à l'impatrié et on compense l'éventuel écart par rapport au pays d'origine.
Déménagement / Gardes-meubles
En fonction de la durée de la mission, vous pouvez choisir d'accepter le déménagement des meubles de l'impatrié, ou de décider de le loger dans un appartement ou maison meublé, et donc d'éviter le déménagement de ses meubles.
Dans le cas d'un déménagement pris en charge par l'employeur, il est nécessaire de fixer des règles précises sur le type de meubles et objets à déménager. L'impatriation étant par essence de courte durée (pas plus de 4 ou 5 ans), il semble évident qu'il n'est pas nécessaire d'emporter toute sa vie avec soi. Ainsi, la plupart de sociétés ont tendance à ne pas prendre en charge le déménagement de :
- oeuvres d'art et meubles précieux ;
- véhicules (voitures, motos, bateaux, vélos, etc.), surtout que la voiture est souvent mise à disposition par l'employeur ;
- appareils électroménagers qui sont souvent fournis avec les logements ;
- les bibliothèques de collection ou des volumes très importants de livres ;
- etc.
Vous devez également vous renseigner sur les objets qui sont interdits en France. Les agents des douanes peuvent demander de justifier la situation régulière de certains objets (bijoux, appareils photo etc.). Vous trouverez tous les renseignements sur le site
des douanes Françaises.
Certaines sociétés vont aussi fixer les volumes maxima à déménager en fonction de la situation de famille du salarié. Ci-dessous, vous trouverez quelques références de volumétrie :
- Entre 15m3 et 20 m3 pour un célibataire (1/2 pièces)
- Entre 20m3 et 30m3 pour un couple sans enfants (2/3 pièces)
- Entre 30m3 et 45m3 pour un couple avec 2 enfants (3/4 pièces)
Vous devez également vous assurer qu'un budget est établi au préalable par plusieurs sociétés de déménagement. Les coûts peuvent varier du simple au double en fonction du prestataire, et en fonction des services et assurances souscrits.
Il est également important de veiller à ce que la société de déménagement choisie réunisse toutes les conditions, pour que le déménagement s'effectue sans difficultés. Vous ne devez pas oublier qu'il s'agit d'un déménagement international, et que les formalités requises par les douanes de certains pays et par les règles de contrôle de change peuvent être assez complexes. Il est donc préférable de choisir des sociétés de déménagement qui ont un réseau international, et une longue expérience dans le domaine. C'est aussi pour cela que vous pouvez décider de prendre une société de déménagement pour aller dans un pays, et une autre pour aller dans un autre pays en fonction de leur spécialité.
Si vous ne souhaitez pas que votre impatrié déménage tous ses meubles, l'alternative est le garde-meuble ou le self-stockage . La différence entre l'un et l'autre est que dans le premier, le service de transport et de mise en garde-meubles se fait par des déménageurs professionnels, et dans le deuxième, le transport et l'entreposage se fait directement par l'expatrié.
Dans les deux cas, les volumes à entreposer peuvent être identiques à ceux mentionnés dans le cadre d'un déménagement. Encore une fois, les coûts varient en fonction de la volumétrie et des assurances souscrites.
Enfin, même si vous décidez de prendre l'option du garde-meuble, l'impatrié aura quand même un minimum d'objets à emporter avec lui lors de son départ. Deux solutions sont alors possibles : soit d'accepter un dépassement du poids des bagages lors du départ en expatriation (prix différent selon les compagnies aériennes), soit de prévoir la prise en charge d'un petit fret aérien, et dans ce cas, les sociétés de déménagement peuvent vous faire un devis que vous pourrez contrôler.
Logement / Utilities
Vous disposez peut-être d'un service en interne qui peut vous assister dans l'aide à la recherche d'un logement pour vos impatriés. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez faire appel aux services de "relocation" proposés par certaines entreprises spécialisées. La relocation recouvre une vaste panoplie de services encadrant la période de mobilité des salariés, et en particulier la recherche du logement et tous les aspects administratifs qui l'encadrent.
Souvent, l'impatrié s'attend à avoir un logement de conditions au moins équivalentes à celles qu'il avait dans son pays d'origine. C'est à vous de définir au préalable les conditions de logement en fonction du budget, de la durée de la mission et de la situation familiale du salarié.
Quels sont les quelques critères que vous pouvez retenir lors de la recherche du logement de l'impatrié? Cadre de vie adapté et sécurisé, école internationale à proximité, transports en commun accessibles, assistance médicale d'urgence rapide (hôpitaux, médecin, etc.), budget…
Pour connaître le budget qu'il faudra prévoir pour un logement en France, il faut d'abord se renseigner sur la ville de destination et sur les quartiers dans lesquels la plupart des impatriés ont pris l'habitude de s'installer. Plusieurs solutions s'offrent à vous mais généralement, vous pouvez trouver des idées de prix dans les pages web des agences immobilières des villes concernées. Certains prestataires de « coût de vie » ou de «hardship » mettent aussi à disposition dans leurs sites web (généralement payants) leur statistiques/benchmarks de prix relevés en fonction des zones de séjour.
Dans tous les cas, nous vous recommandons de fixer ce budget de manière claire et de le communiquer à l'impatrié avant qu'il commence sa recherche. Le plus simple est de fixer ce budget en laissant un peu de marge de manœuvre au salarié. Par exemple, pour un appartement à Paris pour une famille avec deux enfants, prévoir une fourchette de 2000 à 2500 euros maximum.
Enfin, certaines sociétés couvrent également les coûts des « utilities », c'est-à-dire, des factures d'eau, électricité, gaz, assurance habitation, téléphone personnel, etc. Dans ce cas, nous vous conseillons également de fixer un budget maximum avant l'arrivée.
Véhicule / Transport
La plupart de sociétés mettent à la disposition de leurs salariés impatriés des véhicules de fonction selon les mêmes conditions, critères et standards que ceux utilisés pour les salariés de la société en France.
Avant de conduire, le salarié doit se renseigner sur les formalités à accomplir en France en ce qui concerne la validité de son permis de conduire. Vous trouverez toutes les informations relatives à ce sujet sur le lien suivant du
Service Public.
Couvertures et Assurances
Dans le cas d'un détachement du point de vue de la sécurité sociale, il faut s'assurer que les contrats que vous avez souscrit dans le pays d'origine couvrent les salariés en France, ce qui n'est généralement pas le cas, et le cas échéant, il faut souscrire de nouveaux contrats. Essentiellement, nous pensons aux couvertures et assurances suivantes :
- Assurance maladie internationale (famille) ;
- Retraite ;
- Chômage ;
- Assistance et assurance rapatriement ;
- Assurance vie/invalidité/décès ;
- Indemnités journalières ;
- Assurance voyage.
Sans pour autant que cela soit à votre charge, il est aussi utile de rappeler à vos salariés qu'en fonction de leur situation personnelle, d'autres assurances peuvent être utiles, voire nécessaires. En particulier, mais sans limitation, nous pensons à :
- la Responsabilité Civile vie Privée ;
- l'assurance habitation pour les propriétaires dans le pays d'origine ;
- l'assurance santé pour les enfants étudiants restés dans le pays d'origine ;
- Etc.
Autres
En fonction du type de package que vous souhaitez construire et de votre budget, il est possible de prévoir d'autres avantages en nature non cités précédemment. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des plus habituels :
- Paiement du forfait ADSL (internet et téléphone) ;
- Abonnement dans des clubs de sport, de loisirs ou sociaux
- Etc.
Scolarité des enfants
La scolarité des enfants est l'un des aspects les plus importants de la vie de famille à l'international. La plupart des entreprises qui expatrient prennent en charge la scolarité des enfants à l'étranger, dès l'école maternelle et jusqu'à la fin du lycée.
L'impatrié peut choisir de faire suivre la scolarité à ses enfants dans une école locale mais dans ce cas, il faut faire extrêmement attention aux équivalences puisque certains cycles dans certains pays ne sont pas reconnus dans le pays d'origine.
C'est ainsi que beaucoup d'écoles « nationales » se sont créées à l'étranger, et les sociétés recommandent à leurs expatriés d'y inscrire leurs enfants pour éviter les problèmes.
Vous trouverez sur
ce lien un aperçu global du système éducatif français, ainsi que les principaux établissements internationaux en France sur
ce lien.
Aide à la recherche d'un emploi pour le conjoint / formation
Nous pensons que l'expatriation en famille est la plus efficace. L'expatrié s'intègre plus facilement dans le pays d'accueil si sa famille est avec lui pour le soutenir. C'est pour cette raison que de plus en plus d'entreprises mettent à disposition de leurs expatriés des dispositifs d'aide à la recherche d'un emploi pour les conjoints, ou des moyens pour leur permettre de suivre une formation.
Par exemple :
- Prise en charge partielle ou totale d'un Cabinet de chasseurs de tête ;
- Accords de coopération entre plusieurs entreprises qui expatrient, dans le but de proposer des postes « locaux » aux conjoints des expatriés d'autres entreprises, dans la mesure de leurs besoins et possibilités ;
- Budget pour faire un bilan de compétences suivi d'un plan d'action ;
- Budget pour suivre une formation type Master ou formation continue à distance, etc.
Formation interculturelle
La formation interculturelle est aujourd'hui un élément essentiel pour les entreprises qui expatrient, surtout dans le cadre des déploiements importants lors d'un projet ou de l'installation dans un nouveau pays. Postes à l'étranger, négociations transfrontalières, contacts internationaux avec des clients, des collaborateurs ou des associés, tant d'échanges interculturels quotidiens qui méritent de l'attention. La formation interculturelle permet à tout collaborateur d'optimiser ses échanges professionnels à l'étranger, et d'améliorer son intégration dans l'entreprise et dans le pays.
Gérer une équipe internationale, avoir des fournisseurs, travailler avec des partenaires ou faire des affaires à l'international, ce sont tous des défis culturels.
Beaucoup d'organismes proposent des formations interculturelles, conçues pour répondre aux besoins spécifiques d'une personne ou d'une entreprise. Elles apportent les compétences interculturelles générales d'un pays et d'une culture différente, et apportent également une compréhension approfondie des valeurs, croyances et mentalités implicites au comportement pour doter les expatriés des outils et compétences nécessaires pour travailler et s'intégrer dans un contexte interculturel.
Dans le programme de la formation, nous conseillons fortement d'intégrer un volet dans lequel sont également conviés les conjoints des expatriés.
Formation en langue
Avant l'arrivée en France , vous pouvez organiser des cours de français ou même proposer des programmes d'immersion. Pendant la mission en France, il est important de proposer également aux conjoints et enfants de participer à des cours de langue organisés par l'entreprise.
Voyage de reconnaissance
Beaucoup d'entreprises proposent aux candidats à l'impatriation un voyage de reconnaissance en France. Ces voyages permettent au futur impatrié de visiter l'entreprise dans laquelle il va travailler, de se faire une idée de l'endroit où il va s'installer avec sa famille, de percevoir l'environnement général, de visiter les écoles, les centres médicaux, etc.
C'est généralement après un voyage de reconnaissance que le futur impatrié peut prendre une décision définitive sur la proposition de mobilité en France .
